超效率資料整理術

內容簡介暢銷書《記事本圓夢計畫》第二彈！ 日本網路公司GMO集團創辦人熊谷正寿， 繼《記事本圓夢計畫》之後， 最鉅細靡遺的資料整理Know-How披露！ 目標、夢想導向→磨礪鑑別資訊的眼光 集中收納、相互參照→提升檢索的效率 標示資料的日期及出處→確保資訊的價值 作者熊谷正寿二十一歲時，在筆記本寫下所有的「夢想」和「想做的事」，製作一份為期十五年的「未來年表」，朝著自己的人生目標邁進。為了篩檢自己的諸多夢想，他收集了許多相關資訊，也因而體認到在各類充斥的情報中找出有價值的訊息，夢想才有實現的可能。於是他開始研讀一本本與收集資料、整理資訊有關的書籍，之後又接觸了網路，進一步確立了獨樹一格的「熊谷式情報整理技巧」。 在這本書中，作者與大家分享不知不可的資料整理技巧，藉由這些技巧，大家可以「更貼近實際」、以「更快的速度」實現「更高品質」的夢想。 「資訊」和「時間」是圓夢的兩大重要資源。 資訊有誤，圓夢就會繞遠路；浪費時間，目標就遙遙無期。所以…… 不要再浪費時間翻箱倒櫃找東西了！ 年營業額三百億日圓、旗下員工兩千餘人的日本資訊科技大企業家熊谷正寿，將二十年來整理資料的心得，傾囊相授：整理資訊就是整理你的頭腦；資料各得其所，才能處於最佳備戰狀態！ 整理資料的三大利器： 【資料整理系統的中心】記事本 可再細分為「夢想記事本」、「行動記事本」、「思考記事本」 加上「確認欄」以確實執行，善用圖像、數字提高筆記效果 【數位式工具】電腦 在「我的最愛」和電子郵件各設三個資料夾來管理所有檔案 分別是「依用途分類」資料夾、「依時間排序」資料夾、「待辦事項」資料夾 【類比式工具】A4資料夾 可分為「現在式資料夾」、「未來式資料夾」、「未分類資料夾」 收集取自報紙、雜誌的報導，以及會議、演講中使用的文件

【自序】　圓夢必備的「資訊」與「時間」　　003 序章　「更切合實際」、「更快速」的圓夢方法 如何讓時間和資訊助你一臂之力 1　欠缺資訊，就會錯估實現夢想的最短距離　　016 2　圓夢過程中，不可或缺卻極為有限的資源──時間　　018 3　最浪費時間的事，莫過於翻箱倒櫃找東西　　020 4　「時間」會不會被「資訊」給吞噬？　　024 5　資料整理技巧是社會人士必備的基礎＆必要技能　　028 6　整理資料就是整理自己的頭腦　　031 第一章　熊谷式資料整理技巧「七大原則」 我二十年來資料整理技巧心得之大成 1　夢想暨目標導向　　036 2　集中收納於一處　　038 3　依尺寸、形狀進行收納　　040 4　標示資料的日期及出處　　044 5　藉索引或標題輔助整理　　046 6　相互參照　　048 7　一份資料用一張活頁紙　　050 8　花時間整理資料，絕對值得！　　052 第二章　熊谷式資料整理技巧【數位篇】 為因應每天五百封以上的電子郵件，我創了這些管理方法 1　整理資料的三大利器：記事本、A4資料夾、電腦　　058 2　資訊科技時代的資料整理技巧　　061 3　利用「我的最愛」（書籤功能）和電子郵件管理所有檔案　　064 4　在「我的最愛」中新增三個資料夾　　066 5　具有歸檔功能的「依用途分類」資料夾　　070 6　包含預定行程或例行工作的「依時間排序」資料夾　　072 7　正在進行的工作檔案儲存到「待辦事項」資料夾　　075 8　電子郵件也用三個資料夾整理　　078 9　如何使用「依用途分類」及「依寄件人分類」資料夾　　082 10　有備份及資料庫功能的「依時間排序」資料夾　　086 第三章　熊谷式資料整理技巧【類比篇】 即便在數位化的全盛期，與類比式工具合併運用才是上策 1　「記事本」是整理情報最重要的工具　　092 2　做筆記的七大基本原則　　096 3　筆記的索引該寫什麼？　　098 4　利用「確認欄」確實完成必須處理的事　　100 5　除了文章，還可多加利用圖像做筆記　　102 6　有效利用數字，提高筆記的效果　　104 7　格言、箴言先寫在便利貼上，之後再加以整理　　106 8　每個週末都抽空整理記事本　　108 9　「現在式資料夾」只收跟自己切身相關的資料　　110 10　活用Excel管理「現在式資料夾」　　114 11　一年內用得著的文件依日、週、月、年收納於「未來式資料夾」　　116 12　將無法當下處理的文件放入「未分類資料夾」　　120 13　讓你一看到名片便想起「在什麼機緣下結識對方」的方法　　122 14　統一採用透明的A4資料夾　　124 15　書櫃也要依照「書種」加以整理　　125 第四章　圓夢的資料收集術 本章要教您如何收集並善用有利的資訊 1　「夢想」與「紅筆」是收集資料的利器　　128 2　培養鑑別資訊的獨到眼光　　130 3　資訊即貨幣，越是投資越是增加　　132 4　「媒體資訊」與「人際資訊」同樣重要，不可偏廢　　134 5　收集媒體資訊時，注意不要浪費時間　　136 6　整合資訊，便能發現通往夢想的捷徑　　139 7　「人」、「紙本」以及「網路」是三大資訊來源　　141 8　看報紙時，拿著紅筆畫重點　　144 9　善用雜誌、書籍的空白處做筆記　　148 10　視情況將網路資訊轉變成「紙本」資訊　　150 11　善用網路取得多方資訊　　152 12　「人際資訊」主要特徵是「給」與「取」　　154 第五章　圓夢的時間節約術 周詳的計畫和多一點工夫，零碎時間也可聚沙成塔 1　珍惜累積的分分秒秒，「每天改進一件事」！　　158 2　整理資料要「把握當下」　　160 3　有時候要以金錢換取時間　　162 4　包包的內容物要各得其所、處於「備戰狀態」　　164 5　把汽車當辦公室，上班途中也要善用時間　　166 6　密集處理同性質事務，讓腦袋全速運轉　　168 7　開會或洽公前，做好萬全準備　　172 8　連講電話的方式都可能節省時間　　175 9　保持頭腦和身體健康　　177 第六章　用資訊科技工具收集資料、倍增時間 略微瘋狂的熊谷式資訊科技活用技巧 1　將瀏覽器首頁設定為「使用空白頁」　　182 2　利用快速鍵和「使用者造詞」提高鍵盤操作效率　　184 3　提高電子郵件處理速度的小技巧　　187 4　「部落格」是最新的網路資訊來源　　189 5　用RSS為自己量身訂製「私人雜誌」　　192 6　善用便利的免費軟體　　196 7　數支行動電話分開使用，充分活用其功能　　198 8　行動電話也要設定數個收件匣　　200 9　運用資訊科技提高會議效率　　202 後記　　204

熊谷正寿（KUMAGAI MASATOSHI） 1963年生於日本長野縣。 一手創立在東證一部上市、以GMO INTERNET株式會社為主的GMO INTERNET集團，旗下有22家公司、約2000名員工的創業家。 該集團以「讓所有人都能使用網路」為企業精神，目標是成為日本政府底下的「網路部」，目前擁有44萬戶法人顧客及1850萬戶個人顧客。 1991年設立株式會社VOICE MEDIA（現為GMO INTERNET株式會社），並擔任董事長。 1999年以「獨立的網路創投公司」成為日本國內首家成功上市的網路公司。 同年設立連結子公司「株式會社MAGCLICK」，擔任董事長一職。 翌年，該公司即以僅創業364天的日本史上最短上市時間，成功地在日本那斯達克（NASDAQ JAPAN，即現在的HERCULES）上市。 2005年4月，連結子公司「GMO PAYMENT GATEWAY」於東京證交所的「新興企業市場」（Market of the High-Growth and Emerging Stocks）上市，成為GMO INTERNET集團的第三家上市公司。 2000年獲得日經創投「99年VENTURE OF THE YEAR」，2003年在富比士雜誌「美國境外，年營收在十億美元以下或是上市成長企業的19000家候選企業」中獲選為「200大最佳中小企業」（Best Under a Billion, Forbes Global’s 200 Best Small Companies for 2003）。 郵政省（現在的日本總務省）「次世代網路政策研究會」委員。 財團法人日本網際網路供應商協會（JAPAN INTERNET PROVIDERS ASSOCIATION）副會長。

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